So einfach geht YOLO

1. Dienstleistung beauftragen
Nutzen Sie bitte unser Formular auf dieser Seite, um  den gewünschten Dienstleistungsumfang zu beauftragen.
In einem Paket sind mehrere optionale Dienste enthalten. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt exakt festlegen, was wir tun sollen und was nicht.
(ein Upgrade und eine Kündigung ist jeweils zum Ende eines Monats möglich)

2. Dienstleistung aktivieren
Nach Eingang erhalten Sie eine kurze E-Mail mit einer Rechnung in Höhe der einmaligen Einrichtungsgebühr.
Erst mit Zahlungseingang aktivieren Sie die Dienstleistung.
Sie bezahlen die Rechnung nicht, dann wird diese automatisch nach Fälligkeit storniert.

YOLO ist flexibel und risikofrei:
Keine Vertragslaufzeit. Keine Kündigungsfristen.

3. GO YOLO
Sie erhalten Ihre Servicemail, sowie die Zugangsdaten zu Ihrer Ablage.
Wir stellen Ihnen nun ein Onlineformular bereit.
Hier werden für uns wichtige Anweisungen von Ihnen abgefragt, welchen exakten Umfang Sie wünschen und wie mit speziellen Eingängen verfahren werden soll.

Zum Beispiel:

• Weiterleitungen
• Rechnungsprüfungsverfahren
• Mahnverfahren
• und weitere Details

(„Buchhaltung“: Wir richten nun die Konten ein und übernehmen vorhandene Anfangsbestände.)

Und jetzt… YOLO
Senden Sie ab jetzt alle Dokumente / E-Mails an Ihre Service-Mailadresse.
YOLO übernimmt jetzt die strukturierte Verarbeitung.
Ihre Unterlagen stehen Ihnen jederzeit digital zur Verfügung.

YOLO ist flexibel und risikofrei:
Keine Vertragslaufzeit. Keine Kündigungsfristen.

Zeit & Geld sparen mit YOLO

Nutzen Sie vorab unseren Kostenrechner und erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre mögliche Ersparnis.

Mit YOLO zahlen Sie nur, wenn tatsächlich gearbeitet wird:

• keine festen Personalkosten

• keine Ausfallzeiten

• keine Urlaubs- oder Krankheitstage

• keine Lohnnebenkosten

YOLO in der Praxis

Alle eingehenden Dokumente, E-Mails und Belege (auch per Foto) werden geprüft, priorisiert und strukturiert abgelegt.
Wichtige Informationen leiten wir gemäß Ihren Vorgaben an Sie weiter.

Ihre digitale Ablage ist jederzeit sicher abrufbar und können per Desktop App auf Ihrem Rechner synchronisiert werden.
(Sie können die Daten direkt in Ihre vorhandene Netzwerkstruktur einbinden.)

Optionale Leistungen (je nach Tarif)

Je nach gebuchtem Service können unter anderem folgende Leistungen ergänzt werden:

• Zahlungsausgang und -eingangsübersichten inkl. Mahnwesen

• Vertragsüberwachung

• Buchungen in Konten und Kassenbuch

• Jahresabschluss & Steuererklärungen zum Festpreis

Die Zusammenarbeit mit unsere Partnerkanzlei wird ausdrücklich empfohlen.
YOLO selbst führt keine Steuerberatung durch, sondern sorgt für eine saubere, prüffähige, nachvollziehbare Buchhaltung.

YOLO ist perfekt für Einzelunternehmer, Handwerker, Freiberufler

Wir verwalten Ihre gesamten Dokumenteneingänge und entlasten Sie durch ein umfangreiches kaufmännisches Leistungsangebot.

Transparente Konditionen

€ 99.- je Monat inkl. 20 Einheiten
(Einheiten verfallen nicht)

Einmalig – € 399.-  Kaufmännisches Setup
(200.- Gutschrift nach 12 Monate per Verrechnung*)

• Persönliche Einrichtung

• Strukturierte Ablage

• Individuelle Regeln

• Testlauf

• Qualitätssicherungsprotokoll

*Langfristig lohnt sich YOLO doppelt:

Der einmalige Einrichtungsaufwand wird bei fortlaufender Zusammenarbeit
ab dem 13. bis zum 16. Monat in vier gleichen Teilbeträgen à 50 €
mit den laufenden Monatsbeiträgen verrechnet.

Die Verrechnung erfolgt ausschließlich bei ununterbrochener Zusammenarbeit.

YOLO – Ihr persönlicher Assistent

Sie haben einen persönlichen, für Sie zuständigen Ansprechpartner.
Er beantwortet Ihre Fragen gerne per Mail.
Aufgrund der Qualitätssicherung beantworten wir alle Anfragen ausschließlich per Mail.
So können wir eventuellen Missverständnissen vorbeugen bzw. diese optimal und stimmig nachprüfen.

Transparente Konditionen

Inklusive im Grundbeitrag

YOLO – E-Mail – Management

Wir verwalten Ihren Maileingang inkl. Prioritäten-Check.
Hierzu leiten Sie einfach den Maileingang an die zugewiesene Servicemail weiter.
Am besten legen Sie einen Mail-Account an, welchen Sie dann automatisch weiterleiten.
Wir prüfen auch Ihre Spam-Mails, so geht nichts mehr unter!
Wir senden Ihnen dann, entsprechend der abgestimmten Prioritäten, wichtige Mitteilungen umgehend zu.
Im Zuge unserer Einrichtung stellen wir die Schnittstellen entsprechend Ihren Wünschen ein.

Transparente Konditionen

1 Einheit je PDF Dokument
Wichtig Mails werden ebenfalls als jeweils ein PDF Dokument abgelegt.

YOLO – Durchdachtes Dokumentenmanagement

In Ihrer digitalen Ablage organisieren wir eine saubere Struktur, Sie werden sich sofort zurechtfinden.
Keine Einarbeitungszeit, intiutives Verstehen ist unser Anspruch.  
Die neue Übersicht bringt Sie sofort zu jedem benötigten Dokument.
Bei einer Prüfung durch das Finanzamt oder der Sozialkassen sind per gesondertem Prüferzugriff auch immer nur die rechtlich notwendigen Dokumente abrufbar.

Transparente Konditionen

Diese Leistung ist bereits in der digitalen Poststelle und/oder in dem Posteingang mit Digitalisierung enthalten.

YOLO CLOUD

Wir richten Ihre Dokumentenablage perfekt ein und administrieren Ihre digitale Ablage komplett für Sie.
Sie haben keinerlei Aufwand, sondern ausschließlich einen Nutzen.
Rund um die Uhr haben Sie so Zugriff auf Ihre digitale Ablage.
Der Serverstandort ist Deutschland.

Transparente Konditionen

Inklusive im Grundbeitrag

YOLO – Integration per Desktop App

Mit der Desktop App binden Sie YOLO nahtlos in Ihr System ein.
So macht YOLO Freude.

Transparente Konditionen

Inklusive im Grundbeitrag

YOLO – Datenschutz auf höchstem Niveau

Wir verwalten Ihre Daten mit höchster Vertraulichkeit und lückenloser Datenschutzüberwachung.
Es ist möglich, ganz exakt abzubilden, wann und wer, welche Daten betrachtet und verwaltet hat.
Alle Mitarbeiter haben eine sehr ausführliche Datenschutzvereinbarung unterzeichnet und haften ganz persönlich für deren Einhaltung.

YOLO – Kaufmann

Es sind alle Serviceleistungen wie bereits beim Assistenten möglich, hinzu kommen zahlreiche weitere, wertvolle Ergänzungen.

Transparente Konditionen

€ 198.- je Monat inkl. 20 Einheiten
(Einheiten verfallen nicht)

Einmalig – € 699.-  Kaufmännisches Setup
(400.- Gutschrift nach 12 Monate per Verrechnung*)

• Persönliche Einrichtung

• Strukturierte Ablage

• Individuelle Regeln

• Testlauf

• Qualitätssicherungsprotokoll

*Langfristig lohnt sich YOLO doppelt:

Der einmalige Einrichtungsaufwand wird bei fortlaufender Zusammenarbeit
ab dem 13. bis zum 16. Monat in vier gleichen Teilbeträgen à 100 €
mit den laufenden Monatsbeiträgen verrechnet.

Die Verrechnung erfolgt ausschließlich bei ununterbrochener Zusammenarbeit.

YOLO – Posteingang – Digitalisierung

Für Briefe (keine Pakete) stellen wir Ihnen ein Postfach zur Verfügung.
Sie richten einfach eine Postweiterleitung ein und wir übernehmen das Scannen für Sie.

Einfach & easy 🙂 mit YOLO

Transparente Konditionen

1 Einheit je Schriftsatz bis maximal 20 Seiten
Einrichtung einmalig 25 Einheiten

YOLO – Rechnungseingangsprüfung

Wir prüfen eingehende Rechnungen, und gleichen diese mit Verträgen oder Auftragsbestätigungen ab.
Beanstandungen erfolgen, zur weiteren Klärung, entweder direkt an den Rechnungssteller oder an Ihren angegebenen Sachbearbeiter.

Transparente Konditionen

1 Einheit je Dokumentenseite für den Abgleich mit Auftragsbestätigung bzw. Lieferschein
2 Einheit je schriftlicher Beanstandung

YOLO – Zahlungsmanagement

Wir sichten eingehende Rechnungen und markieren folgende Rechnungen;

– Rechnungen welche nicht bereits beglichen wurden
– Rechnungen welche nicht per Lastschrift eingezogen werden

Zahlungsübersicht:
In unserer Cloud sehen Sie sofort, welche Rechnungen eventuell noch beglichen werden müssen.

Transparente Konditionen

Diese Leistung ist bereits in der Verarbeitung der Dokumente bei Eingang enthalten.

YOLO – Forderungsübersicht

Wir sichten Ausgangsrechnungen und markieren folgende Forderungen;

– Rechnungen welche nicht bereits beglichen wurden
– Rechnungen welche nicht per Lastschrift eingezogen werden

Forderungsübersicht:
In unserer Cloud sehen Sie sofort, welche Rechnungen noch geprüft werden müssen.

Transparente Konditionen

Diese Leistung ist bereits in der Verarbeitung der Dokumente bei Eingang enthalten.

YOLO – Mahnwesen

Auf Wunsch aktivieren wir ein dreistufiges Mahnverfahren.
Beginnend mit einer sehr freundlichen Erinnerung versuchen wir Ihre Außenstände zu realisieren.
Die standardisierte Vorgehensweise stimmen wir mit Ihnen exakt ab.

so geht YOLO

Transparente Konditionen

2 Einheiten je Mahnschreiben per Mail
6 Einheiten per Post inkl. Einschreiben

YOLO – Vertragsüberwachung

Wir sichten Ihre Verträge, erfassen die Kosten und Laufzeiten, sowie Kündigungsfristen.
Wir informieren Sie rechtzeitig über Beitragsanpassungen (Sonderkündigungsrecht) und den letzten Kündigungszeitpunkt.

Transparente Konditionen

Diese Leistung ist bereits in der Verarbeitung der Dokumente bei Eingang enthalten.

Ihr maximaler YOLO – Effekt

Mit unserem Buchhalter Service erhalten Sie den maximalen YOLO Umfang.
Selbstverständlich sind alle Serviceleistungen, wie bereits in Assistant und Kaufmann enthalten.

Transparente Konditionen

€ 285.- je Monat inkl. 20 Einheiten
(Einheiten verfallen nicht)

Einmalig – € 1.299.-  Kaufmännisches Setup
(600.- Gutschrift nach 12 Monate per Verrechnung*)

• Persönliche Einrichtung

• Strukturierte Ablage

• Individuelle Regeln

• Testlauf

• Qualitätssicherungsprotokoll

Langfristig lohnt sich YOLO doppelt:

Der einmalige Einrichtungsaufwand wird bei fortlaufender Zusammenarbeit
ab dem 13. bis zum 16. Monat in vier gleichen Teilbeträgen à 150 €
mit den laufenden Monatsbeiträgen verrechnet.

Die Verrechnung erfolgt ausschließlich bei ununterbrochener Zusammenarbeit.

YOLO – Nicht für Kapitalgesellschaften

Die Buchführung entsprechend SKR03 eine doppelte Buchführung.
Die Kontenlage ist hier meist sehr umfangreich und es gibt zahlreiche Posten, welche nachträglich aufwendig zu klären bzw. zu gestalten sind.
Unser Fokus liegt bei dem Selbständigen und Freiberufler.
Aus diesem Grund können wir nach aktuellem Stand leider keine Dienstleistung anbieten.

YOLO – Finanzbuchhaltung EÜR 

Wir buchen für Ihre Gewinn- und Verlustübersicht inkl. der Umsatzsteuererklärungen.
So sehen Sie monatlich, wie Ihr Business läuft, woher und wohin die Geldströme gehen, und können somit die richtigen Entscheidungen treffen.
Für den Jahresabschluss empfehlen wir unsere Partnerkanzlei, die auch sämtliche notwendigen Steuererklärungen  bei dem für Sie notwendigen Finanzamt einreicht.

Transparente Konditionen

1 Einheit je Buchungssatz inkl. Dokumentation

YOLO – Umsatzsteuermeldungen

Je nach der Veranlagung senden wir die Umsatzsteuermeldungen monatlich, je Quartal oder jährlich per Elster an das zuständige Finanzamt.

Transparente Konditionen

2 Einheiten je Auswertung und Übermittlung per Elster an das Finanzamt

YOLO – GuV Auswertung

Auf Wunsch erstellen wir Ihnen eine Auswertung.
Sie können jederzeit eine GuV – Auswertung anfordern, dies ist zum Beispiel für Banken sehr wichtig.

Transparente Konditionen

2 Einheiten je Auswertung und Ablage, inkl. Zusendung per Mail (optional)

YOLO – Steuerberatung 

Wir dürfen weder in Rechtsfragen, noch in Fragen zum Steuerrecht beraten.
Aus diesem Grund haben wir eine Partnerkanzlei, die sehr erfahren ist und Sie bestmöglich beraten wird.
Die Kosten sind extern und können nicht über YOLO abgerechnet werden.
Die Rechnungsstellung erfolgt durch unserere Partnerkanzlei direkt an Sie, wir übernehmen natürlich die Verwaltung der Rechnung.

YOLO – Jahresabschluss und Steuererklärungen

Wir dürfen weder in Rechtsfragen, noch in Fragen zum Steuerrecht beraten.
Aus diesem Grund haben wir eine Partnerkanzlei, die zum Festpreis den Jahresabschluss erstellt.
Die Kosten sind extern und können nicht über YOLO abgerechnet werden.
Die Rechnungsstellung erfolgt durch unserere Partnerkanzlei direkt an Sie, wir übernehmen natürlich die Verwaltung der Rechnung.
Die YOLO Buchhaltung ist direkt an die Partnerkanzlei angeschlossen.
Somit kann der Jahresabschluss völlig ohne weitere Schnittstelle erfolgen.

Für die Bereitstellung der Services entstehen entsprechend dem gebuchtem Servicepaket die monatliche Grundpauschale.

Check-in

Zu Beginn fällt eine einmalige Check-in-Gebühr an.
Diese umfasst alle administrativen Grundleistungen für einen reibungslosen Start, unter anderem:

• Persönliche Einrichtung

• Strukturierte Ablage

• Individuelle Regeln

• Testlauf

• Qualitätssicherungsprotokoll

Der gesamte organisatorische Workaround ist im Check-in vollständig enthalten.

Check-out

Sie können den Service jederzeit zum Ende eines Monates kündigen.

Im Rahmen des Check-outs:

• prüfen und schließen wir die Konten

• bereiten eine saubere und vollständige Datenübergabe vor

YOLO kann das Mandat mit einer Frist von drei vollen Monaten zum jeweiligen Monatsende kündigen.

Eine besondere Begründung ist in beiden Fällen nicht erforderlich.

Upgrade

Ein Wechsel in einen höheren Tarif ist jederzeit per E-Mail zum 01. eines Monates möglich.
Es wird lediglich die Differenz der einmaligen Check-in-Gebühr nachberechnet.

Downgrade

Ein Downgrade vom Kaufmann zu Assistent ist jederzeit zum 01. eines Monates möglich.

Ein Downgrade vom Buchhalter ist leider nicht möglich.

In diesem Fall führen wir zum Ende eines Monates :

• ein reguläres Check-out durch

• richten den gewünschten kleineren Service neu ein

• spielen die erforderlichen Daten erneut ein

Die einmalige Check-in-Gebühr für den reduzierten Service berechnen wir jedoch nur zu 50%.

Abrechnung & Einheitenmodell

Hinweis zum Prepaid-System

YOLO arbeitet mit einem Prepaid-System.
Das gebuchte Einheitenpaket wird per Lastschrift abgebucht und anschließend entsprechend der tatsächlich erbrachten Leistungen verbraucht.

Sollte zum Zeitpunkt einer Kündigung noch ein Guthaben bestehen, wird dieses nach Abschluss aller Arbeiten umgehend erstattet.
Lediglich die 20 Einheiten, die in den gebuchten Paketen inkludiert sind können nicht ausbezahlt werden, weil die Leistungen inkludiert sind.

Eine Reduktion des gebuchten Pakets während der Laufzeit ist nicht möglich, da:

• Leistungen bereits erbracht und verbucht sind

• im Paket ein Preisvorteil (Rabatt) enthalten ist

Abrechnung in Einheiten

Einzelne Leistungen werden bei YOLO über Einheiten abgerechnet.
Dieses Modell bietet Ihnen maximale Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Kostenkontrolle.

Ihre Vorteile:

• Sie zahlen nur bei tatsächlichem Bedarf

• keine Kosten für Leerzeiten, Pausen oder Ausfälle

• deutlich günstiger als eigenes Personal für diese Tätigkeiten

Durch die hohe Effizienz entsteht im Laufe eines Geschäftsjahres in der Regel eine spürbare Kostenersparnis zu Ihren Gunsten.

Alle verbrauchten Einheiten sind für Sie jederzeit einfach prüfbar.
Unverbrauchte Einheiten in einem Paket werden auf den nächsten Monat übertragen.

Einheitenübersicht (Beispiele)

(Handy in waagerechter Position für Tabellenansicht)

(Änderungen und Ergänzungen je nach Serviceumfang möglich)

Sie behalten jederzeit den Überblick:
Jede Leistung wird transparent in Einheiten erfasst und ist nachvollziehbar dokumentiert.

Haftungsausschluss

Die Y-ONE LIGHT OFFICE GmbH, nachfolgend Serviceanbieter genannt, erbringt kaufmännische Dienstleistungen mit dem Schwerpunkt digitale Ablage und kaufmännische Administration.

Eingehende Dokumente und E-Mails werden mit größter kaufmännischer Sorgfalt gemäß dem jeweils vereinbarten Leistungsumfang verarbeitet und abgelegt.
Aufgrund der digitalen Kommunikation liegt es im Verantwortungsbereich der Mandantschaft, den eigenen Spam-Ordner regelmäßig auf relevante Inhalte zu prüfen.

Wichtige und priorisierte Informationen leitet der Serviceanbieter unverzüglich zur Kenntnisnahme an die Mandantschaft weiter.

Finanzbuchhaltung

Der Leistungsumfang kann um Finanzbuchhaltungsleistungen auf Basis der eingehenden Dokumente erweitert werden.

Der Serviceanbieter kann ausschließlich die tatsächlich übermittelten Unterlagen erfassen und verbuchen.
Eine Prüfung auf Vollständigkeit der Unterlagen ist nicht möglich.

Die Buchungen erfolgen ohne steuerliche Gestaltung oder Optimierung und ausschließlich auf Grundlage der bereitgestellten Informationen sowie in Abstimmung mit dem Bedarf der Mandantschaft.
Die Buchhaltung wird nachvollziehbar, transparent und prüffähig gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden geführt.

Der Serviceanbieter ist nicht berechtigt, Rechts- oder Steuerberatung durchzuführen.

Haftung

Der Serviceanbieter haftet ausschließlich für Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten beruhen.

Festgestellte Fehler in Buchungssätzen werden unverzüglich und für die Mandantschaft kostenneutral korrigiert.
Eine weitergehende Haftung wird ausdrücklich ausgeschlossen.

Datensicherung & Datenzugang

Der Serviceanbieter erstellt tägliche Datensicherungen auf insgesamt drei getrennten Systemen.
Zwei Sicherungen erfolgen extern, eine Sicherung lokal und unabhängig vom Internetzugang.

Alle Sicherungen werden täglich nach Buchungsschluss durchgeführt.

Für den äußerst unwahrscheinlichen Fall, dass sämtliche Datenbestände zeitgleich unbrauchbar werden, übernimmt der Serviceanbieter keine Haftung.

Optional kann eine Schnittstelle zur Mandantschaft eingerichtet werden, über die eine gespiegelte Datenkopie zur eigenen Verwendung bereitgestellt wird.
Die originale Datenablage ist für die Mandantschaft einseh- und downloadbar, Bearbeitungen in der Cloud erfolgen ausschließlich durch die Mitarbeiter des Serviceanbieter.
Der Mandant hat jederzeit die Möglichkeit, Weisungen per Mail zu tätigen, welche zeitnah umgesetzt werden.

Kündigung durch YOLO

Der Serviceanbieter kann das Mandat mit einer Frist von drei vollen Monaten zum jeweiligen Monatsende kündigen.
Eine besondere Begründung ist hierfür nicht erforderlich.

Entstehen der Mandantschaft hierdurch Mehrkosten, etwa durch einen alternativen Anbieter, so übernimmt der Serviceanbieter hierfür keine Haftung.

Einsatz von Drittsoftware

Der Serviceanbieter setzt zur Leistungserbringung Software und technische Systeme externer Anbieter ein, die nicht im Eigentum des Serviceanbieter stehen.
Für deren dauerhafte Erreichbarkeit und Funktionsfähigkeit kann keine Haftung übernommen werden.

Der Servicanbieter verwendet hierbei ausschließlich etablierte Premiumanbieter der jeweiligen Bereiche.

Impressum

YOLO
Ein Dienstleistungsangebot der

Y-ONE LIGHT OFFICE GmbH
Geschäftsstelle Meßkirch
Grabenstraße 2
88605 Meßkirch
Deutschland

E-Mail:
office@one-office.net

Vertreten durch

Thorsten Morgenstern
Geschäftsführer

Registereintrag

Handelsregister: Amtsgericht Ulm
Registernummer: HRB 742178

Haftungsausschluss (Disclaimer)

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Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte können wir jedoch keine Gewähr übernehmen.

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