Demo - Mustermeier & YOLO 🙂

So einfach geht YOLO

1. Dienstleistung beauftragen
Nutze bitte unser Formular auf dieser Seite, um den gewünschten Dienstleistungsumfang zu beauftragen.
In einem Paket sind mehrere optionale Dienste enthalten. Du kannst zu einem späteren Zeitpunkt exakt festlegen, was wir tun sollen und was nicht.
(ein Upgrade und eine Kündigung ist jeweils zum Ende eines Monats möglich)

2. Dienstleistung aktivieren
Nach Auftragseingang erhältst du eine kurze E-Mail mit einer Rechnung in Höhe der einmaligen Einrichtungsgebühr.
Erst nach Zahlungseingang können wir deine Dienstleistung aktivieren.
Vielleicht hast du es dir anders überlegt? 
Das ist kein Problem, wenn du die Einrichtungskosten nicht bis zum angegebenen Datum ausgleichst, dann wird die Rechnung automatisch storniert.
Alle weiteren Rechnungen ziehen wir automatisch zur Fälligkeit im Lastschriftverfahren ein.

YOLO ist flexibel und risikofrei:
Keine Vertragslaufzeit. Keine Kündigungsfristen.

3. GO YOLO
Du erhältst deine Servicemail, sowie die Zugangsdaten zu deinem persönlichen Server.
Wir stellen dir nun ein übersichliches Onlineformular bereit.
Hier werden für uns wichtige Anweisungen abgefragt, welchen exakten Umfang gewünscht wird und wie mit speziellen Eingängen verfahren werden soll.

Zum Beispiel:

• Weiterleitungen
• Rechnungsprüfungsverfahren
• Mahnverfahren
• und weitere Details

(„Buchhaltung“: Wir richten nun die Konten ein und übernehmen vorhandene Anfangsbestände.)

Und jetzt… YOLO
Sende einfach alle Dokumente / E-Mails an deine Service-Mailadresse.
Am besten richtest du eine Mailadresse für alle Dokumente ein und leitest diese direkt an uns weiter.
YOLO übernimmt jetzt die strukturierte Verarbeitung.
Deine Unterlagen stehen dir nun aufbereitet und geordnet zur Verfügung.
Deine Mitarbeiter können nun ebenfalls darauf zugreifen.
Wir richten immer drei Nutzerkonten ein.

YOLO ist flexibel und risikofrei:
Keine Vertragslaufzeit. Keine Kündigungsfristen.

Zeit & Geld sparen mit YOLO

Nutze gerne vorab unseren Kostenrechner und erhalte einen schnellen Überblick über die mögliche Ersparnis.

Mit YOLO zahlst du nur, wenn tatsächlich gearbeitet wird*:

• keine festen Personalkosten

• keine Ausfallzeiten

• keine Urlaubs- oder Krankheitstage

• keine Lohnnebenkosten

*(ausgenommen ist die monatliche Pauschale für die Bereitstellung.)

YOLO in der Praxis

Alle eingehenden Dokumente, E-Mails und Belege (auch per Foto) werden geprüft, priorisiert und strukturiert abgelegt.
Wichtige Informationen leiten wir gemäß Ihren Vorgaben an Sie weiter.

Optionale Leistungen (je nach Tarif)

Je nach gebuchtem Service können unter anderem folgende Leistungen ergänzt werden:

• Zahlungsausgang und -eingangsübersichten inkl. Mahnwesen

• Vertragsüberwachung

• Buchungen in Konten und Kassenbuch

Die Zusammenarbeit mit unsere Partnerkanzlei wird ausdrücklich empfohlen.
YOLO selbst führt keine Steuerberatung durch, sondern sorgt für eine saubere, prüffähige, nachvollziehbare Buchhaltung.

YOLO ist perfekt für
Einzelunternehmer, Handwerker, Freiberufler

Wir verwalten deine gesamten Dokumenteneingänge und entlasten dich sofort.

Transparente Konditionen

€ 99.- je Monat inkl. 20 Einheiten
(Einheiten verfallen nicht)

Einmalig – € 399.-  Kaufmännisches Setup
(200.- Treuebonus nach 12 Monate per Verrechnung*)

• Persönliche Einrichtung
  
• Server inkl. Domain (xxx.my-yolo.com) & Backup
• plus 1 Mitarbeiterzugang
• Strukturierte Ablage

• Individuelle Regeln

• Testlauf

• Qualitätssicherungsprotokoll

*Langfristig lohnt sich YOLO doppelt:

Ein großer Teil des Einrichtungsaufwandes wird bei fortlaufender Zusammenarbeit
ab dem 13. bis zum 16. Monat in vier gleichen Teilbeträgen à 50 €
mit den laufenden Monatsbeiträgen verrechnet.

Die Verrechnung erfolgt ausschließlich bei ununterbrochener Zusammenarbeit, eine Auszahlung des Treuebonus ist ausgeschlossen.

YOLO – Durchdachtes Dokumentenmanagement

In deiner digitalen Ablage organisieren wir eine saubere Struktur, du wirst dich sofort zurechtfinden.
Keine Einarbeitungszeit, intiutives Verstehen ist unser Anspruch.  
Die neue Übersicht und Suchfunktion bringt dich sofort zu jedem benötigten Dokument.
Es stehen dir ein weitere Zugang für einen Mitarbeiter zur Verfügung.

Transparente Konditionen

1 Einheit je PDF Dokument

YOLO – E-Mail – Management

Wir organisieren deinen Mail-/Dokumenteneingang.
Leite einfach den Maileingang an die zugewiesene Servicemail weiter.

Wir prüfen auch Ihre Spam-Mails, so geht nichts mehr unter!

Im Zuge unserer Einrichtung stellen wir die Schnittstellen ein.

Transparente Konditionen

1 Einheit je PDF Dokument
Wichtig Mails werden ebenfalls als jeweils ein PDF Dokument abgelegt.

YOLO – Dein Assistent – Team

Ab jetzt hast du ein starkes Team im Background.
Wir beantwortet alle deine Fragen gerne per Mail.
Aufgrund der Qualitätssicherung beantworten wir Anfragen ausschließlich per Mail.
So können wir eventuellen Missverständnissen vorbeugen bzw. diese optimal und stimmig nachprüfen.

Transparente Konditionen

Inklusive im Grundbeitrag

YOLO Server

Wir richten deine Dokumentenablage perfekt ein und administrieren die digitale Ablage komplett für dich.
Du hast keinerlei Aufwand, sondern ausschließlich einen Nutzen.
Rund um die Uhr ist so Zugriff auf die digitale Ablage möglich.
Der Serverstandort ist Deutschland und du teilst mit niemanden.

Deine Daten = dein Server 

Transparente Konditionen

Inklusive im Grundbeitrag

YOLO – GoBD Sicherheit

GoBD steht für

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Diese vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegebenen Regeln definieren, wie steuerlich relevante digitale Daten in Deutschland erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen, um für Betriebsprüfungen anerkannt zu werden.

Sie gelten für alle Steuerpflichtigen. 

Jede Änderung an den Dokumenten wird nachvollziehbar protokolliert.

Transparente Konditionen

Inklusive im Grundbeitrag

YOLO – Datenschutz auf höchstem Niveau

Wir verwalten deine Daten mit höchster Vertraulichkeit und lückenloser Datenschutzüberwachung.
Es ist möglich, ganz exakt abzubilden, wann und wer, welche Daten betrachtet und verwaltet hat.
(Dies gilt natürlich nicht für die von dir verwalteten Zugänge)
Alle Mitarbeiter haben eine sehr ausführliche Datenschutzvereinbarung unterzeichnet und haften ganz persönlich für deren Einhaltung.

YOLO – Kaufmann

Es sind alle Serviceleistungen wie bereits beim Assistenten möglich, hinzu kommen zahlreiche weitere, wertvolle Ergänzungen.

Transparente Konditionen

€ 198.- je Monat inkl. 20 Einheiten
(Einheiten verfallen nicht)

Einmalig – € 699.-  Kaufmännisches Setup
(400.- Treuebonus nach 12 Monate per Verrechnung*)

• Persönliche Einrichtung

• Server inkl. Domain & Backup
• plus 2 Mitarbeiterzugänge
• plus 1 Prüferzugang

• Strukturierte Ablage

• Individuelle Regeln

• Testlauf

• Qualitätssicherungsprotokoll

*Langfristig lohnt sich YOLO doppelt:

Ein großer Teil des Einrichtungsaufwandes wird bei fortlaufender Zusammenarbeit
ab dem 13. bis zum 16. Monat in vier gleichen Teilbeträgen à 100 €
mit den laufenden Monatsbeiträgen verrechnet.

Die Verrechnung erfolgt ausschließlich bei ununterbrochener Zusammenarbeit, eine Auszahlung des Treuebonus ist ausgeschlossen.

YOLO – Verwaltung

Jetzt wird es richtig YOLO !
Wir organisieren nicht nur deine Dokumente, vielmehr werden wir fachliche Entscheidungen treffen.
Lesen, entscheiden, verwalten und rechtsicher ablegen.
Natürlich alles entsprechend deiner Vorgaben.

Einfach & easy 🙂 mit YOLO

YOLO – Rechnungseingangsprüfung

Wir prüfen eingehende Rechnungen, und gleichen diese mit Verträgen oder Auftragsbestätigungen ab.
Beanstandungen erfolgen, zur weiteren Klärung, entweder direkt an den Rechnungssteller oder an den von dir angegebenen Sachbearbeiter.

Transparente Konditionen

2 Einheiten je 4 Pos. für den Abgleich mit Auftragsbestätigung bzw. Lieferschein
2 Einheiten je schriftlicher Beanstandung

YOLO – Zahlungsmanagement

Wir sichten eingehende Rechnungen und markieren folgende Rechnungen;

– Rechnungen welche nicht bereits beglichen wurden
– Rechnungen welche nicht per Lastschrift eingezogen werden

Zahlungsübersicht:
In deinem Dokumentenraum siehst du sofort, welche Rechnungen eventuell noch beglichen werden müssen.

Transparente Konditionen

Diese Leistung ist bereits in der Verarbeitung der Dokumente bei Eingang enthalten.

YOLO – Forderungsübersicht

Wir sichten Ausgangsrechnungen und markieren folgende Forderungen;

– Rechnungen welche nicht bereits beglichen wurden
– Rechnungen welche nicht per Lastschrift eingezogen werden

Forderungsübersicht:
In deinem Dokumentenraum hast du sofort einen Überblick, welche Rechnungen noch unbezahlt sind.

Transparente Konditionen

Diese Leistung ist bereits in der Verarbeitung der Dokumente bei Eingang enthalten.

YOLO – Mahnwesen

Auf Wunsch aktivieren wir ein dreistufiges Mahnverfahren.
Beginnend mit einer sehr freundlichen Erinnerung versuchen wir Ihre Außenstände zu realisieren.
Die standardisierte Vorgehensweise stimmen wir natürlich mit dir genau ab.

so geht YOLO

Transparente Konditionen

2 Einheiten je Mahnschreiben per Mail
6 Einheiten per Post inkl. Einschreiben

YOLO – Vertragsüberwachung

Wir sichten deine Verträge, erfassen die Kosten und Laufzeiten, sowie Kündigungsfristen.
Wir informieren dich rechtzeitig über Beitragsanpassungen (Sonderkündigungsrecht) und den letzten Kündigungszeitpunkt vor der Verlängerung.
Finden wir günstigere Versicherungsangebote, teilen wir diese natürlich völlig unverbindlich mit.

Transparente Konditionen

Diese Leistung ist bereits in der Verarbeitung der Dokumente bei Eingang enthalten.

Dein maximaler YOLO – Effekt

Mit unserem Buchhalter Service erhältst du den maximalen YOLO Umfang.
Selbstverständlich sind alle Serviceleistungen, wie bereits in Assistant und Kaufmann enthalten.

Transparente Konditionen

€ 285.- je Monat inkl. 20 Einheiten
(Einheiten verfallen nicht)

Einmalig – € 1.299.-  Kaufmännisches Setup
(600.- Treuebonus nach 12 Monate per Verrechnung*)

• Persönliche Einrichtung

• Server inkl. Domain & Backup
• plus 2 Mitarbeiterzugänge
• plus 1 Prüferzugang
• plus 1 Steuerberaterzugang

• Strukturierte Ablage

• Individuelle Regeln

• Testlauf

• Qualitätssicherungsprotokoll

Langfristig lohnt sich YOLO doppelt:

Ein großer Teil des Einrichtungsaufwandes wird bei fortlaufender Zusammenarbeit
ab dem 13. bis zum 16. Monat in vier gleichen Teilbeträgen à 150 €
mit den laufenden Monatsbeiträgen verrechnet.

Die Verrechnung erfolgt ausschließlich bei ununterbrochener Zusammenarbeit, eine Auszahlung des Treuebonus ist ausgeschlossen.

YOLO – Belegverbuchung EÜR 

Wir buchen für deine Einnahmen & Überschuss Rechnung zum Jahresende.
So kannst du monatlich sehen, wie das Geschäft läuft und somit die richtigen Entscheidungen treffen.
Das ist bei Bankterminen eine wichtige Entscheidungsgrundlage.
Für den Jahresabschluss empfehlen wir unsere Partnerkanzlei, die auch sämtliche notwendigen Steuererklärungen bei dem zuständigem Finanzamt einreicht.

Transparente Konditionen

1 Einheit je Buchungssatz inkl. Dokumentation

YOLO – Kassenbuch

Jeder Barzahlungsbeleg wird von uns in dein Kassenbuch eingebucht.
So kannst du jederzeit deine Ausgaben nachvollziehen.
Das ist auch für das Finanzamt sehr wichtig.

Transparente Konditionen

1 Einheit je Buchungssatz inkl. Dokumentation

YOLO – Umsatzsteuermeldungen

Je nach der Veranlagung senden wir die Umsatzsteuermeldungen monatlich, je Quartal oder jährlich per Elster an das zuständige Finanzamt.

Transparente Konditionen

2 Einheiten je Auswertung und Übermittlung per Elster an das Finanzamt

YOLO – DATEV Schnittstelle

Auf Wunsch erstellen wir einen Export der Buchungsdaten per DATEV für deinen Steuerberater.
So kannst du deine Daten flexibel nutzen, ohne zusätzliche Kosten.

Transparente Konditionen

2 Einheiten je Auswertung und Ablage, inkl. Zusendung per Mail (optional)

YOLO – Steuerberatung / Prüferzugang

Wir stellen dir für deinen Steuerberater und/oder Prüfer gesonderte Zugänge zur Verfügung.
Hier werden jeweils nur die notwendigen Ordner freigeschalten.

YOLO – Jahresabschluss und Steuererklärungen

Wir dürfen weder in Rechtsfragen, noch in Fragen zum Steuerrecht beraten.
Aus diesem Grund haben wir eine Partnerkanzlei, die zum Festpreis den Jahresabschluss erstellt.
Die Kosten sind extern und können nicht über YOLO abgerechnet werden.
Die Rechnungsstellung erfolgt durch unserere Partnerkanzlei direkt an dich, wir übernehmen natürlich die Verwaltung der Rechnung.
Die YOLO Buchhaltung ist direkt an die Partnerkanzlei angeschlossen.
Somit kann der Jahresabschluss ohne weitere Schnittstelle erfolgen.

Für die Bereitstellung der Services entstehen entsprechend dem gebuchtem Servicepaket die monatliche Grundpauschale.

Check-in

Zu Beginn fällt eine einmalige Check-in-Gebühr an.
Wir gewähren nach 12 Monaten Zusammenarbeit einen Treuebonus in Höhe bis zu 50%.
(Wird in vier Teilen ab dem 13. Monat verrechnet)
Diese umfasst alle administrativen Grundleistungen für einen reibungslosen Start, unter anderem:

• Persönliche Einrichtung

• Servereinrichtung mit Domain (xx.my-yolo-com)

• Strukturierte Ablage

• Individuelle Regeln

• Testlauf

• Qualitätssicherungsprotokoll

Der gesamte organisatorische Workaround ist im Check-in vollständig enthalten.

Check-out

Du kannst den Service jederzeit zum Ende eines Monates kündigen.

Im Rahmen des Check-outs:

• prüfen und schließen wir die Konten

• bereiten eine saubere und vollständige Datenübergabe vor

YOLO kann das Mandat mit einer Frist von drei vollen Monaten zum jeweiligen Monatsende kündigen.

Eine besondere Begründung ist in beiden Fällen nicht erforderlich.

Upgrade

Ein Wechsel in einen höheren Tarif ist jederzeit per E-Mail zum 01. eines Monates möglich.
Es wird lediglich die Differenz der einmaligen Check-in-Gebühr nachberechnet.

Downgrade

Ein Downgrade vom Kaufmann zu Assistent ist jederzeit zum 01. eines Monates möglich.

Ein Downgrade vom Buchhalter ist leider nicht möglich.

In diesem Fall führen wir zum Ende eines Monates :

• ein reguläres Check-out durch

• richten den gewünschten kleineren Service neu ein

• spielen die erforderlichen Daten erneut ein

Die einmalige Check-in-Gebühr für den reduzierten Service berechnen wir jedoch nur zu 50%.

Abrechnung & Einheitenmodell

Hinweis zum Prepaid-System

YOLO arbeitet mit einem Prepaid-System.
Das gebuchte Einheitenpaket wird per Lastschrift abgebucht und anschließend entsprechend der tatsächlich erbrachten Leistungen verbraucht.

Sollte zum Zeitpunkt einer Kündigung noch ein Guthaben bestehen, wird dieses nach Abschluss aller Arbeiten umgehend erstattet.
Lediglich die 20 Einheiten, die in den gebuchten Paketen inkludiert sind können nicht ausbezahlt werden, weil die Leistungen inkludiert sind.

Eine Reduktion des gebuchten Paketes während der Laufzeit ist nicht möglich, da:

• Leistungen bereits erbracht und verbucht sind

• im Paket ein Preisvorteil (Rabatt) enthalten ist

Abrechnung in Einheiten

Einzelne Leistungen werden bei YOLO über Einheiten abgerechnet.
Dieses Modell bietet Ihnen maximale Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Kostenkontrolle.

Deine Vorteile:

• Du bezahlst nur bei tatsächlichem Bedarf

• keine Kosten für Leerzeiten, Pausen oder Ausfälle

• deutlich günstiger als eigenes Personal für diese Tätigkeiten

Durch die hohe Effizienz entsteht im Laufe eines Geschäftsjahres in der Regel eine spürbare Kostenersparnis zu deinen Gunsten.

Alle verbrauchten Einheiten sind für dich jederzeit prüfbar.
Unverbrauchte Einheiten in einem Leistungspaket verfallen zum Ende des Monats.
Gebuchte Einheiten werden auf den nächsten Monat übertragen.

Einheitenübersicht (Beispiele)

(Handy in waagerechter Position für Tabellenansicht)

(Änderungen und Ergänzungen je nach Serviceumfang möglich)

Haftungsausschluss

Die Y-ONE LIGHT OFFICE GmbH, nachfolgend Serviceanbieter genannt, erbringt kaufmännische Dienstleistungen mit dem Schwerpunkt digitale Ablage und kaufmännische Administration.

Eingehende Dokumente und E-Mails werden mit größter kaufmännischer Sorgfalt gemäß dem jeweils vereinbarten Leistungsumfang verarbeitet und abgelegt.
Aufgrund der digitalen Kommunikation liegt es im Verantwortungsbereich der Mandantschaft, den eigenen Spam-Ordner regelmäßig auf relevante Inhalte zu prüfen.

Wichtige und priorisierte Informationen leitet der Serviceanbieter unverzüglich zur Kenntnisnahme an die Mandantschaft weiter.

Finanzbuchhaltung

Der Leistungsumfang kann um Finanzbuchhaltungsleistungen auf Basis der eingehenden Dokumente erweitert werden.

Der Serviceanbieter kann ausschließlich die tatsächlich übermittelten Unterlagen erfassen und verbuchen.
Eine Prüfung auf Vollständigkeit der Unterlagen ist nicht möglich.

Die Buchungen erfolgen ohne steuerliche Gestaltung oder Optimierung und ausschließlich auf Grundlage der bereitgestellten Informationen sowie in Abstimmung mit dem Bedarf der Mandantschaft.
Die Buchhaltung wird nachvollziehbar, transparent und prüffähig gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden geführt.

Der Serviceanbieter ist nicht berechtigt, Rechts- oder Steuerberatung durchzuführen.

Haftung

Der Serviceanbieter haftet ausschließlich für Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten beruhen.

Festgestellte Fehler in Buchungssätzen werden unverzüglich und für die Mandantschaft kostenneutral korrigiert.
Eine weitergehende Haftung wird ausdrücklich ausgeschlossen.

Datensicherung & Datenzugang

Der Serviceanbieter erstellt tägliche Datensicherungen auf insgesamt drei getrennten Systemen.
Zwei Sicherungen erfolgen extern, eine Sicherung lokal und unabhängig vom Internetzugang.

Alle Sicherungen werden täglich nach Buchungsschluss durchgeführt.

Für den äußerst unwahrscheinlichen Fall, dass sämtliche Datenbestände zeitgleich unbrauchbar werden, übernimmt der Serviceanbieter keine Haftung.

Optional kann eine Schnittstelle zur Mandantschaft eingerichtet werden, über die eine gespiegelte Datenkopie zur eigenen Verwendung bereitgestellt wird.
Die originale Datenablage ist für die Mandantschaft einseh- und downloadbar, Bearbeitungen in der Cloud erfolgen ausschließlich durch die Mitarbeiter des Serviceanbieter.
Der Mandant hat jederzeit die Möglichkeit, Weisungen per Mail zu tätigen, welche zeitnah umgesetzt werden.

Kündigung durch YOLO

Der Serviceanbieter kann das Mandat mit einer Frist von drei vollen Monaten zum jeweiligen Monatsende kündigen.
Eine besondere Begründung ist hierfür nicht erforderlich.

Entstehen der Mandantschaft hierdurch Mehrkosten, etwa durch einen alternativen Anbieter, so übernimmt der Serviceanbieter hierfür keine Haftung.

Einsatz von Drittsoftware

Der Serviceanbieter setzt zur Leistungserbringung Software und technische Systeme externer Anbieter ein, die nicht im Eigentum des Serviceanbieter stehen.
Für deren dauerhafte Erreichbarkeit und Funktionsfähigkeit kann keine Haftung übernommen werden.

Der Servicanbieter verwendet hierbei ausschließlich etablierte Premiumanbieter der jeweiligen Bereiche.

Impressum

YOLO
Ein Dienstleistungsangebot der

Y-ONE LIGHT OFFICE GmbH
Geschäftsstelle Meßkirch
Grabenstraße 2
88605 Meßkirch
Deutschland

E-Mail:
office@one-office.net

Vertreten durch

Thorsten Morgenstern
Geschäftsführer

Registereintrag

Handelsregister: Amtsgericht Ulm
Registernummer: HRB 742178

Haftungsausschluss (Disclaimer)

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Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte können wir jedoch keine Gewähr übernehmen.

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